Rechnung bezahlt, Auftrag abgeschlossen, Projekt erledigt – trotzdem darf die dazugehörige Dokumentation nicht automatisch gelöscht werden.
Gerade im Handwerk liegen Rechnungen, Angebote, Stunden, Materialbelege, Nachträge und Projektunterlagen oft in verschiedenen Systemen. Eine Software für Bauunternehmen und Handwerker sollte deshalb nicht nur den aktuellen Auftrag verwalten, sondern wichtige Daten auch langfristig nachvollziehbar und exportierbar halten.
Wichtig ist dabei, die verschiedenen Fristen nicht miteinander zu vermischen. Rechnungen, Geschäftsbriefe und Jahresabschlüsse haben in Deutschland unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Außerdem ist die steuerliche Aufbewahrung etwas anderes als die Frage, wie lange Projektunterlagen bei einem späteren Streit noch wichtig sein können.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten 2026?
Die wichtigsten Fristen
10 Jahre: insbesondere Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse.
8 Jahre: Buchungsbelege, insbesondere Rechnungen.
6 Jahre: empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe sowie bestimmte weitere steuerlich relevante Unterlagen.
Die Fristen ergeben sich insbesondere aus § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO).
Warum müssen Rechnungen seit 2025 nur noch 8 Jahre aufbewahrt werden?
Bis Ende 2024 galt für Buchungsbelege grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde diese Frist grundsätzlich auf 8 Jahre verkürzt.
Seit dem 1. Januar 2025 betrifft diese kürzere Frist insbesondere Rechnungen und andere Buchungsbelege.
Die Änderung bedeutet jedoch nicht, dass nun sämtliche betrieblichen Unterlagen nur acht Jahre aufbewahrt werden müssen. Für bestimmte zentrale Buchführungsunterlagen gilt weiterhin die 10-Jahres-Frist.
Welche Unterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden?
Zu den Unterlagen mit einer grundsätzlich zehnjährigen Aufbewahrungsfrist gehören insbesondere:
- Handelsbücher und sonstige Bücher;
- Inventare;
- Eröffnungsbilanzen;
- Jahresabschlüsse;
- bestimmte Lageberichte und Abschlüsse;
- Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlich sind.
Für einen kleinen Handwerksbetrieb betrifft die 10-Jahres-Frist daher vor allem zentrale Unterlagen der Buchführung und des Jahresabschlusses und nicht automatisch jeden einzelnen Projektbeleg.
Welche Unterlagen müssen 8 Jahre aufbewahrt werden?
Für Buchungsbelege gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren.
Typische Beispiele aus einem Handwerksbetrieb sind:
- Ausgangsrechnungen;
- Eingangsrechnungen;
- Gutschriften;
- Kassenbelege;
- bestimmte Zahlungsbelege;
- andere Unterlagen, die unmittelbar einen Buchungsvorgang belegen.
Auch § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG) schreibt für ausgestellte und empfangene Rechnungen grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren vor.
Welche Unterlagen müssen 6 Jahre aufbewahrt werden?
Für empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe sowie Wiedergaben abgesandter Handels- oder Geschäftsbriefe gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.
Je nach Inhalt können darunter beispielsweise fallen:
- Auftragsbestätigungen;
- Bestellungen;
- Vertragsänderungen;
- geschäftliche E-Mails zu einem Auftrag;
- Kündigungen;
- bestimmte Angebote;
- Korrespondenz über Preise, Leistungen oder Lieferbedingungen.
Was ist eigentlich ein Geschäftsbrief?
Mit einem Geschäftsbrief ist nicht nur ein klassischer Brief auf Papier gemeint.
Entscheidend ist der geschäftliche Inhalt. Auch eine E-Mail oder ein anderes elektronisches Dokument kann ein Geschäftsbrief sein, wenn es ein Geschäft vorbereitet, abschließt, durchführt oder rückgängig macht.
Für einen Handwerker kann beispielsweise eine E-Mail relevant sein, in der der Kunde eine Leistung bestätigt, einen Auftrag ändert oder einer zusätzlichen Arbeit zustimmt.
Praktisch: Nicht die Dateiform entscheidet über die Aufbewahrungspflicht, sondern die Funktion des Dokuments im Geschäftsprozess.
Wie lange muss ein Angebot aufbewahrt werden?
Nicht jedes erstellte Angebot muss automatisch sechs Jahre aufbewahrt werden.
Entscheidend ist, welche Funktion das Dokument hat und ob es als Handels- oder Geschäftsbrief beziehungsweise als steuerlich relevante Unterlage einzuordnen ist.
Ein angenommenes Angebot, das anschließend Grundlage des Auftrags wird, solltest du unabhängig davon zusammen mit der Projekt- und Vertragsdokumentation aufbewahren.
Gerade bei späteren Diskussionen über Leistungsumfang, Preise oder Nachträge kann das ursprüngliche Angebot wichtig sein.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht einfach am Tag, an dem du ein Dokument speicherst.
Nach HGB und Abgabenordnung beginnt sie grundsätzlich mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem beispielsweise:
- der Buchungsbeleg entstanden ist;
- der Geschäftsbrief empfangen oder versendet wurde;
- das Inventar erstellt wurde;
- der Jahresabschluss festgestellt wurde.
Beispiel
Eine Rechnung wird im März 2026 ausgestellt. Die achtjährige Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Jahres 2026. Entscheidend ist also nicht einfach das Rechnungsdatum plus acht Jahre.
Was bedeuten die GoBD?
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) beschreiben, wie steuerlich relevante elektronische Unterlagen geführt, aufbewahrt und für eine Prüfung zugänglich gemacht werden müssen.
Die GoBD sind deshalb besonders wichtig, wenn Rechnungen, Belege oder Buchhaltungsdaten digital erstellt oder empfangen werden.
Unterlagen müssen unter anderem:
- nachvollziehbar und nachprüfbar sein;
- vollständig bleiben;
- ordnungsgemäß aufbewahrt werden;
- während der Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben;
- innerhalb angemessener Zeit lesbar gemacht werden können;
- bei steuerlich relevanten elektronischen Daten entsprechend den gesetzlichen Anforderungen maschinell auswertbar bleiben.
Ist Cloud-Speicher automatisch GoBD-konform?
Nein. Nur weil ein Dokument in einer Cloud gespeichert wird, bedeutet das nicht automatisch, dass der gesamte Prozess GoBD-konform ist.
Entscheidend ist das Zusammenspiel aus:
- Software;
- Speicherung;
- Berechtigungen;
- Nachvollziehbarkeit von Änderungen;
- Aufbewahrung;
- Datenzugriff;
- betrieblichen Abläufen.
Software kann GoBD-konforme Prozesse unterstützen. Ob das gesamte Verfahren den GoBD entspricht, hängt jedoch auch davon ab, wie das Unternehmen die Software tatsächlich einsetzt.
E-Rechnungen richtig archivieren
Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Datenteil so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt.
Erhältst du beispielsweise eine XRechnung als XML-Datei, solltest du deshalb nicht nur eine daraus erzeugte PDF-Datei speichern und anschließend die ursprüngliche XML-Datei löschen.
Bei einem hybriden Format wie ZUGFeRD besteht die Rechnung aus einem sichtbaren PDF-Dokument und eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten.
Nach den aktuellen GoBD ist bei einer E-Rechnung grundsätzlich die Aufbewahrung des strukturierten Teils entscheidend. Der menschenlesbare PDF-Teil eines hybriden Formats muss zusätzlich aufbewahrt werden, wenn er steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält, die im strukturierten Datensatz nicht enthalten sind.
Die aktuellen Anforderungen erklärt das Bundesministerium der Finanzen in seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung.
Mehr über Formate, Versandwege und die deutsche E-Rechnungspflicht findest du in unserem Artikel zur E-Rechnung im Bauunternehmen.
Warum die Aufbewahrung im Bau besonders wichtig ist
Ein Bauauftrag erzeugt häufig deutlich mehr Unterlagen als nur eine Schlussrechnung.
Zu einem Projekt können beispielsweise gehören:
- Angebot;
- Auftragsbestätigung;
- Vertrag;
- Materialbelege;
- Stundenzettel;
- Nachträge und Änderungen;
- Teil- und Abschlagsrechnungen;
- Schlussrechnung;
- E-Mail-Korrespondenz;
- Fotos und Projektunterlagen;
- Abnahmeunterlagen.
Diese Dokumente haben nicht automatisch alle dieselbe Aufbewahrungsfrist. Entscheidend ist, welche Funktion das jeweilige Dokument hat und ob es beispielsweise ein Buchungsbeleg, Geschäftsbrief oder eine andere aufbewahrungspflichtige Unterlage ist.
Welche Unterlagen sollte ein Handwerksbetrieb praktisch aufbewahren?
| Unterlage | Typische Bedeutung | Aufbewahrung |
|---|---|---|
| Ein- und Ausgangsrechnungen | Buchungsbeleg | Grundsätzlich 8 Jahre |
| Jahresabschluss | Zentrale Buchführungsunterlage | Grundsätzlich 10 Jahre |
| Inventar | Zentrale Buchführungsunterlage | Grundsätzlich 10 Jahre |
| Geschäftliche Auftragskorrespondenz | Handels- oder Geschäftsbrief | Grundsätzlich 6 Jahre |
| Angenommenes Angebot | Vertrags- und Projektgrundlage | Einordnung hängt von Funktion und Inhalt ab |
| Nachtrag oder schriftliche Änderung | Vertrags- und Projektgrundlage | Einordnung hängt von Funktion und Inhalt ab |
| XRechnung | Elektronische Rechnung / Buchungsbeleg | Strukturierter Originaldatensatz grundsätzlich 8 Jahre |
| ZUGFeRD-Rechnung | Hybride E-Rechnung / Buchungsbeleg | Strukturierter Teil grundsätzlich 8 Jahre; PDF zusätzlich, wenn steuerlich relevante Zusatzinformationen enthalten sind |
Warum Projektunterlagen länger relevant sein können
Steuerliche Aufbewahrungsfristen und die Verjährung von Mängelansprüchen sind zwei unterschiedliche Themen.
Auch wenn die steuerliche Aufbewahrungsfrist eines Dokuments abgelaufen ist, können Angebot, Vertrag, Nachträge, Fotos oder Abnahmeunterlagen bei einem späteren Streit über die Bauleistung noch wichtig sein.
Wie lange Mängelansprüche in Deutschland bestehen, wann ein Kunde Nachbesserung verlangen kann, wie die Abnahme funktioniert und welche Rechte der Handwerker hat, erklären wir separat in unserem Artikel über Mängel und Reklamationen im Bau: Welche Rechte haben Kunde und Handwerker?: Rechte von Kunde und Handwerker.
Digitaal archivieren: nicht alles auf einzelne Mitarbeiter verteilen
Die gesetzlichen Fristen werden in der Praxis vor allem dann schwierig, wenn Unterlagen über E-Mail-Postfächer, lokale Computer, Excel-Dateien, Netzlaufwerke und verschiedene Cloud-Dienste verteilt sind.
Sinnvoller ist es, relevante Informationen dem jeweiligen Projekt zuzuordnen und dabei gleichzeitig zu wissen, welche Unterlagen Bestandteil der steuerlichen oder handelsrechtlichen Aufbewahrung sind.
Wie Ordops bei der digitalen Projektablage hilft
Ordops verbindet Projekte, Angebote, Planung, Stunden, Kosten und Rechnungen in einem zentralen Workflow.
Dadurch können wichtige Informationen strukturiert einem Projekt zugeordnet werden, anstatt später unterschiedliche E-Mails, Tabellen und lokale Dateien zusammensuchen zu müssen.
Ein Softwareplattform nimmt die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten eines Unternehmens nicht ab. Sie kann aber dabei helfen, Dokumente und Projektdaten strukturiert zu verwalten und exportierbar zu halten.
Ordops sollte dabei nicht als pauschal „GoBD-zertifiziert“ verstanden werden. Entscheidend für die GoBD-Konformität ist das gesamte Verfahren des Unternehmens.
Checkliste Aufbewahrungsfristen für Handwerker
- Werden Ein- und Ausgangsrechnungen grundsätzlich 8 Jahre aufbewahrt?
- Sind Jahresabschlüsse und Inventare grundsätzlich 10 Jahre verfügbar?
- Werden relevante Handels- und Geschäftsbriefe grundsätzlich 6 Jahre aufbewahrt?
- Ist klar, welche E-Mails und Dokumente als Geschäftsbriefe relevant sind?
- Bleibt bei E-Rechnungen der strukturierte Originaldatensatz erhalten?
- Werden bei ZUGFeRD zusätzliche steuerlich relevante Informationen im PDF-Teil berücksichtigt?
- Sind steuerrelevante elektronische Daten während der gesamten Frist verfügbar?
- Können benötigte Daten bei einer Prüfung lesbar und gegebenenfalls maschinell ausgewertet bereitgestellt werden?
- Sind wichtige Projektunterlagen auch nach einem Softwarewechsel noch zugänglich?
- Gibt es im Unternehmen einen nachvollziehbaren Archivierungsprozess?
Fazit
Die Aufbewahrungsfristen für Handwerksbetriebe lassen sich 2026 nicht mehr mit „alles zehn Jahre“ zusammenfassen.
Rechnungen und andere Buchungsbelege müssen grundsätzlich 8 Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe grundsätzlich 6 Jahre und zentrale Buchführungsunterlagen wie Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse grundsätzlich 10 Jahre aufbewahrt werden.
Bei elektronischen Unterlagen kommt hinzu, dass Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist nachvollziehbar und verfügbar bleiben müssen. Bei E-Rechnungen ist insbesondere der strukturierte Originaldatensatz entscheidend.
Für Bauunternehmen lohnt sich zusätzlich eine klare Trennung zwischen gesetzlicher Aufbewahrung und Projektarchivierung. Ein Dokument kann für die Buchhaltung nicht mehr aufbewahrungspflichtig sein und trotzdem bei einem späteren Streit über die ausgeführte Arbeit noch wichtig werden.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange müssen Handwerker Rechnungen 2026 aufbewahren?
Ein- und Ausgangsrechnungen müssen grundsätzlich 8 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt grundsätzlich mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung beziehungsweise der Buchungsbeleg entstanden ist.
Warum beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen nicht mehr 10 Jahre?
Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege grundsätzlich von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Die Änderung gilt seit 2025. Für bestimmte andere Buchführungsunterlagen bleibt die 10-Jahres-Frist bestehen.
Welche Unterlagen müssen weiterhin 10 Jahre aufbewahrt werden?
Dazu gehören insbesondere Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und bestimmte zum Verständnis dieser Unterlagen erforderliche Organisationsunterlagen.
Was ist ein Geschäftsbrief?
Ein Geschäftsbrief ist ein Dokument, das ein Geschäft vorbereitet, abschließt, durchführt oder rückgängig macht. Dazu können auch geschäftliche E-Mails, Auftragsbestätigungen, Bestellungen und bestimmte Angebote gehören.
Wie lange muss ein Angebot aufbewahrt werden?
Es gibt keine pauschale Frist für jedes erstellte Angebot. Entscheidend ist die Funktion des Dokuments. Ist es ein Handels- oder Geschäftsbrief oder steuerlich relevant, kann eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht bestehen. Angenommene Angebote solltest du außerdem als Teil der Projekt- und Vertragsdokumentation aufbewahren.
Muss ich bei einer XRechnung die XML-Datei aufbewahren?
Ja. Bei einer strukturierten E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Datenteil so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt. Eine daraus erzeugte PDF allein ersetzt den strukturierten Originaldatensatz nicht.
Muss bei einer ZUGFeRD-Rechnung auch die PDF-Datei aufbewahrt werden?
Der strukturierte Datenteil ist entscheidend. Der menschenlesbare PDF-Teil muss zusätzlich aufbewahrt werden, wenn er steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält, die nicht im strukturierten Datensatz enthalten sind.
Ist Cloud-Speicher automatisch GoBD-konform?
Nein. Entscheidend ist das gesamte Verfahren aus Software, Speicherung, Berechtigungen, Nachvollziehbarkeit, Aufbewahrung und Datenzugriff.
Muss ich sämtliche Projektunterlagen nach Ablauf der Steuerfrist löschen?
Nein. Das Ende einer steuerlichen Aufbewahrungsfrist bedeutet nicht, dass ein Dokument gelöscht werden muss. Projektunterlagen können beispielsweise für vertragliche oder rechtliche Fragen weiterhin relevant sein. Die Regeln zu Mängelansprüchen behandeln wir separat im Artikel über Mängel und Claims im Bau.