Das Problem mit der telefonischen Verfügbarkeitsabfrage
Wer regelmäßig mit Subunternehmern arbeitet, kennt die Situation. In der Planung entsteht kurzfristig eine Lücke — durch eine Krankmeldung, eine Verschiebung oder einen zusätzlichen Auftrag — und plötzlich beginnt die Suche nach Ersatz:
- Du rufst deinen Elektriker an. Mailbox.
- Du rufst den nächsten an. Er ist bis Donnerstag ausgebucht.
- Du schreibst einem weiteren Subunternehmer. „Ich schaue kurz nach“ — danach wartest du auf eine Antwort.
- Der nächste könnte vielleicht, muss aber erst seinen Kalender prüfen.
- Nach mehreren Telefonaten findest du schließlich jemanden — hast dafür aber viel Zeit mit Abstimmung verbracht.
Wenn sich Termine regelmäßig ändern, summiert sich dieser Aufwand schnell. Das eigentliche Problem ist nicht immer fehlende Kapazität, sondern dass du nicht sofort sehen kannst, wer wann verfügbar ist.
Genau hier hilft eine zentrale Software für Bauunternehmen, die Planung und Teamverfügbarkeit an einem Ort zusammenführt.
Warum Doppelbuchungen entstehen
Doppelbuchungen sind häufig keine Folge von Nachlässigkeit. Sie entstehen, weil die Verfügbarkeit einer Person an mehreren Stellen gleichzeitig verwaltet wird:
- Der Subunternehmer nutzt seinen eigenen Kalender, zum Beispiel Google Calendar, Outlook oder Apple Kalender.
- Du führst deine eigene Projekt- und Einsatzplanung.
- Andere Auftraggeber planen dieselbe Person ebenfalls für ihre Projekte ein.
Wenn diese Planungen nicht miteinander verbunden sind, kann dieselbe Person für zwei Einsätze zur gleichen Zeit vorgesehen werden. Im schlimmsten Fall fehlt dann jemand auf der Baustelle, Arbeiten verzögern sich und der Kunde wartet auf ein Team, das nicht kommt.
Manuelle Pflege löst dieses Problem nur teilweise. Jede zusätzliche Liste und jede manuelle Aktualisierung schafft eine weitere Stelle, an der Informationen veralten oder vergessen werden können.
Kommt dir das aus deiner Planung mit Excel und WhatsApp bekannt vor? Lies, warum Bauunternehmen Excel und WhatsApp für die Bauplanung zunehmend ersetzen.
Warum manuelle Verfügbarkeitsplanung schnell unübersichtlich wird
Je mehr Subunternehmer und wechselnde Handwerker du einplanst, desto schwieriger wird es, ihre Verfügbarkeit manuell aktuell zu halten. Was bei zwei oder drei Personen noch überschaubar ist, wird bei mehreren parallelen Projekten schnell zeitaufwendig und fehleranfällig.
Die Lösung: Kalender automatisch synchronisieren
Eine Möglichkeit besteht darin, die bestehende Kalenderverfügbarkeit direkt in die Einsatzplanung einzubeziehen. Dadurch muss ein Subunternehmer seine belegten Zeiten nicht zusätzlich in einem zweiten System pflegen.
Schreibgeschützte Verbindung zu bestehenden Kalendern. Ordops kann über eine sichere, schreibgeschützte Synchronisierung Kalender berücksichtigen, die Subunternehmer bereits verwenden, zum Beispiel Google Calendar, Outlook/Microsoft 365 oder Apple Kalender. Der bestehende Kalender bleibt dabei die Grundlage für die Verfügbarkeitsanzeige.
Belegte Zeiten werden in der Planung sichtbar. Ordops kann erkennen, welche Zeitblöcke bereits belegt sind, und diese in der Planung als nicht verfügbar anzeigen. Dabei muss der Planer nicht die privaten Details des jeweiligen Kalendereintrags sehen.
Weniger doppelte Pflege. Da bereits belegte Zeiten aus dem bestehenden Kalender berücksichtigt werden können, muss die Verfügbarkeit nicht jedes Mal separat per Telefon, Nachricht oder zusätzlicher Liste aktualisiert werden.
Subunternehmer direkt zu einem Einsatz einladen. Wenn du eine passende Person gefunden hast, kannst du sie zu einem geplanten Auftrag einladen. Die Zu- oder Absage wird direkt beim Einsatz festgehalten, sodass du den aktuellen Stand in deiner Planung sehen kannst.
Von vielen Telefonaten zu einem schnellen Überblick
Der Unterschied in der Praxis:
| Manuell | Mit Kalender-Synchronisierung | |
|---|---|---|
| Verfügbarkeit prüfen | Anrufen, Nachrichten senden, auf Antworten warten | Belegte Zeiten direkt in der Planung erkennen |
| Risiko für Doppelbuchungen | Höher, wenn verschiedene Planungen nicht miteinander verbunden sind | Geringer, wenn bereits belegte Zeitblöcke sichtbar sind |
| Zusätzliche Eingabe für Subunternehmer | Verfügbarkeit separat mitteilen | Bestehender Kalender kann als Grundlage dienen |
| Zu- oder Absage | Telefonisch oder per Nachricht | Direkt beim geplanten Einsatz dokumentiert |
Auch deine Kunden profitieren
Eine bessere Übersicht über die Verfügbarkeit reduziert das Risiko kurzfristiger Planungsprobleme. Für dein Bauunternehmen bedeutet das verlässlichere Terminabsprachen und weniger Situationen, in denen ein Einsatz kurzfristig neu organisiert werden muss.
Fazit
Doppelbuchungen und ständiges Herumtelefonieren sind häufig kein Personalproblem, sondern ein Informationsproblem: Die Verfügbarkeit ist vorhanden, aber nicht dort sichtbar, wo du planst. Ordops bringt Planung und Kalenderverfügbarkeit zusammen, sodass du schneller erkennen kannst, welche Subunternehmer für einen Einsatz verfügbar sein könnten — ohne jede belegte Zeit manuell nachfragen zu müssen.
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