Du fängst zu schleifen an und entdeckst Holzfäule in Zargen, die vorher nicht sichtbar war. Diese Art von Mehrarbeit gehört zum Handwerk — aber wie du sie festhältst und kommunizierst, entscheidet darüber, ob der Kunde zustimmt oder später bei der Rechnung Fragen stellt.
Solche Überraschungen spielen auch bei der Angebotsgestaltung eine wichtige Rolle. Arbeitest du häufig mit Mehrarbeit und Nachkalkulation? Schau dir auch unsere Software für Maler an, um Angebote, Projektkosten und Änderungen pro Auftrag im Auge zu behalten. Bist du unsicher zwischen einem festen m²-Preis und einem Stundentarif? Schau dir an, wie du dich zwischen einem m²-Preis und Stundentarif für Malerarbeiten entscheidest.
Warum entstehen Diskussionen über Zusatzarbeiten?
Die meisten Diskussionen über Mehrarbeit gehen nicht um die Arbeit selbst, sondern um den Kommunikationszeitpunkt. Wenn ein Kunde erst bei der Schlussrechnung erfährt, dass zusätzliches Material und Stunden notwendig waren, fühlt sich das wie eine unangenehme Überraschung an — auch wenn die Zusatzarbeit völlig berechtigt war.
- Mehrarbeit wird auf einem Zettel notiert oder aus dem Gedächtnis hinzugefügt und erst Tage später verarbeitet.
- Der Kunde erfährt erst bei der Rechnung, was zusätzlich getan wurde.
- Der Zeitpunkt, an dem die Mehrarbeit entstand, ist nicht dokumentiert, was es schwierig macht, sie zu begründen.
Direkt auf der Baustelle festhalten
Halte zusätzliches Material, Stunden und Arbeiten direkt fest, sobald du die Zusatzarbeit entdeckst – nicht erst am Ende des Tages oder der Woche. Notiere:
- Was du entdeckt hast, zum Beispiel morsche Stellen an einem Fensterrahmen.
- Welche zusätzlichen Arbeiten erforderlich sind, wie Holzfäule-Reparatur, eine zusätzliche Grundierungsschicht oder zusätzliches Material.
- Die geschätzten zusätzlichen Stunden und Materialkosten.
- Das Datum und der Zeitpunkt, zu dem der Kunde zugestimmt hat.
Je kürzer die Zeit zwischen Entdeckung und Dokumentation, desto genauer die Schätzung — und desto leichter ist es zu erklären, wenn der Kunde danach fragt.
Lasse den Kunden vorher zustimmen
Eine gute Möglichkeit, Diskussionen zu vermeiden, ist, vor der Ausführung eine klare Zustimmung zur Mehrarbeit und den Kosten zu erhalten. Sende sofort eine kurze Mehrarbeitsbestätigung, sobald du das Problem entdeckt hast. Füge wo möglich ein Foto bei, nenne die zusätzlichen Arbeiten und Kosten und bitte den Kunden schriftlich oder digital um Zustimmung, bevor du weiter arbeitest. So vermeidest du Überraschungen bei der Schlussrechnung und hast eine klare, dokumentierte Absprache.
Warum lose Zettel dies schwieriger machen
Bei manueller Dokumentation gehen unterwegs Informationen verloren: der genaue Ort, die Materialmenge oder der Zeitpunkt der Entdeckung. Wenn du die Rechnung ausstellst, musst du rekonstruieren, was passiert ist — und das ist fehleranfällig und zeitaufwändig.
In Ordops hältst du Projektnotizen, Dateien, Stunden, Kosten, Angebote und Rechnungen bei demselben Projekt fest. Mehrarbeit dokumentierst du daher direkt beim richtigen Auftrag und verarbeitest sie in einem angepassten Angebot. Der Kunde kann dieses anschließend digital akzeptieren. Schau dir unsere Software für Maler für den vollständigen Arbeitsablauf an.
Halte bei größeren Mehrarbeitspositionen immer eine schriftliche oder digitale Zustimmung fest. So ist für dich und den Kunden klar, was vereinbart wurde, bevor die Zusatzarbeit ausgeführt wird.