Een afgerond bouwproject verdwijnt administratief niet zodra de eindfactuur is betaald. Als aannemer moet je bepaalde gegevens nog jarenlang kunnen terugvinden voor de Belastingdienst. Daarnaast kunnen offertes, tekeningen, foto's, opleverpunten en afspraken later nog belangrijk zijn als er discussie ontstaat over wat precies is uitgevoerd.
Werk je met software voor aannemers en bouwbedrijven, dan is het daarom belangrijk dat projectgegevens niet alleen tijdens het werk bruikbaar zijn, maar ook daarna logisch terug te vinden en te exporteren blijven.
Een veelgemaakte fout is om verschillende bewaartermijnen door elkaar te halen. De fiscale bewaarplicht, de regels uit de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) en het bewaren van bewijs voor een mogelijk geschil zijn verschillende onderwerpen met elk hun eigen doel.
Hoe lang moet je administratie fiscaal bewaren?
Volgens de Belastingdienst moet je de basisgegevens van je administratie in het algemeen 7 jaar bewaren.
Denk daarbij onder andere aan:
- debiteuren- en crediteurenadministratie;
- inkoopadministratie;
- verkoopadministratie;
- grootboek;
- reguliere verzonden en ontvangen facturen;
- gegevens die nodig zijn om belastingaangiften te kunnen controleren.
Wanneer geldt de bewaartermijn van 10 jaar?
Voor gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken geldt fiscaal een langere bewaartermijn van 10 jaar.
Met onroerende zaken bedoelt de Belastingdienst bijvoorbeeld grond, woningen, bedrijfspanden en andere gebouwen die duurzaam met de grond verbonden zijn.
Voor aannemers kan dit dus relevant zijn bij werkzaamheden aan een woning, bedrijfspand of ander gebouw. Denk bijvoorbeeld aan verbouwing, renovatie, aanbouw, dakwerk, installatie- of afbouwwerkzaamheden die betrekking hebben op zo'n onroerende zaak.
De Belastingdienst maakt daarbij onderscheid tussen reguliere facturen, die je in het algemeen 7 jaar bewaart, en facturen die betrekking hebben op onroerende zaken, waarvoor een bewaartermijn van 10 jaar geldt.
Dat betekent niet dat automatisch ieder document van ieder bouwproject tien jaar fiscaal bewaard moet blijven. Het gaat om gegevens en facturen die daadwerkelijk betrekking hebben op die onroerende zaak.
Kort samengevat
7 jaar: basisadministratie en reguliere facturen.
10 jaar: gegevens en facturen over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken.
Moet je digitale facturen ook digitaal bewaren?
Ja. Digitale facturen moet je in de vorm bewaren waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen. Een digitale factuur alleen uitprinten en vervolgens het digitale origineel verwijderen is daarom niet voldoende.
Dat wordt bovendien steeds belangrijker nu facturen vaker uit meerdere onderdelen bestaan, zoals een leesbare PDF plus een gestructureerd UBL-bestand.
Hoe lang moet je offertes bewaren?
Voor offertes bestaat geen simpele vuistregel dat elke offerte altijd precies zeven jaar bewaard moet worden.
Wordt een offerte onderdeel van een opdracht en is de informatie relevant voor je administratie, omzet, afspraken of facturatie, dan hoort deze bij de gegevens die je voor controle moet bewaren. Bij een afgewezen offerte zonder verdere administratieve betekenis ligt dat anders.
Praktisch gezien is het voor een aannemer verstandig om vooral de geaccepteerde offerte, wijzigingen, meerwerkafspraken en uiteindelijke opdracht bij hetzelfde projectdossier te bewaren.
Wil je zien welke informatie een duidelijke offerte bevat? Bekijk dan ons offerte voorbeeld voor aannemers.
Wat verandert de Wkb voor je projectdocumentatie?
De Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) heeft onder andere de positie van opdrachtgevers bij bouwprojecten versterkt.
De wet heeft regels aangepast rond aansprakelijkheid na oplevering, de waarschuwingsplicht van de aannemer, informatie bij oplevering en het consumentendossier.
Het Informatiepunt Leefomgeving (IPLO) is het kenniscentrum van de overheid voor regels over de fysieke leefomgeving en publiceert de officiële uitleg over de Wkb.
Het consumentendossier of opleverdossier
Na afronding van een bouwproject moet de aannemer bij de oplevering in bepaalde situaties informatie aanleveren over wat daadwerkelijk is gebouwd en over het gebruik en onderhoud van het bouwwerk.
Dat dossier kan onder andere bevatten:
- tekeningen en berekeningen van het gerealiseerde werk;
- informatie over installaties;
- beschrijving van toegepaste materialen;
- informatie voor gebruik en onderhoud;
- projectafspraken en wijzigingen die voor de oplevering relevant zijn.
De precieze inhoud hangt mede af van het type werk en de afspraken tussen aannemer en opdrachtgever.
Geldt de Wkb in 2026 voor iedere verbouwing?
Nee. De Wkb bestaat uit twee verschillende onderdelen, en die gelden niet voor exact dezelfde situaties.
1. Publiekrechtelijke kwaliteitsborging
De regels waarbij een onafhankelijke kwaliteitsborger moet worden ingeschakeld gelden in 2026 voor nieuwbouw in gevolgklasse 1.
Gevolgklasse 1 bestaat uit relatief eenvoudige bouwwerken met beperkte risico's als er iets misgaat. Denk bijvoorbeeld aan veel grondgebonden eengezinswoningen en kleinere bedrijfspanden.
Voor verbouw geldt deze kwaliteitsborgingsplicht in 2026 nog niet. De invoering voor verbouw is uitgesteld en er is nog geen definitieve ingangsdatum.
Meer informatie vind je bij het Informatiepunt Leefomgeving over gevolgklasse 1.
2. Privaatrechtelijke regels voor aannemers
Daarnaast heeft de Wkb regels in het Burgerlijk Wetboek aangepast. Deze wijzigingen gelden breder en kunnen van toepassing zijn op bouwactiviteiten waarvoor een aannemingsovereenkomst is gesloten.
Daarbij gaat het onder andere om:
- aansprakelijkheid voor gebreken na oplevering;
- de waarschuwingsplicht van de aannemer;
- informatie die bij de oplevering aan de opdrachtgever moet worden verstrekt;
- het consumentendossier bij daarvoor relevante aannemingsovereenkomsten.
Kort gezegd:
Nieuwe woning of eenvoudig nieuw bedrijfspand: kan onder de kwaliteitsborging met een kwaliteitsborger vallen.
Verbouwing: valt in 2026 nog niet onder de publiekrechtelijke kwaliteitsborging.
Aannemingsovereenkomst: de aangepaste regels over aansprakelijkheid en oplevering kunnen wel breder van toepassing zijn.
De Wkb is dus niet één bewaartermijn. De fiscale bewaarplicht bepaalt hoe lang je gegevens voor belastingdoeleinden bewaart. De Wkb maakt goede project- en opleverdocumentatie daarnaast juridisch belangrijker.
Waarom projectdocumentatie soms langer relevant blijft
De fiscale bewaarplicht bepaalt hoe lang je gegevens voor belastingdoeleinden moet bewaren. Dat staat los van de vraag hoe lang projectdocumentatie juridisch nog van belang kan zijn bij een geschil of bouwclaim.
Voor een aannemer kan het daarom verstandig zijn om belangrijke projectstukken zoals de geaccepteerde offerte, wijzigingen, meerwerk, tekeningen, foto's en opleverdocumentatie langer beschikbaar te houden dan de minimale fiscale termijn.
Hoe lang een klant nog een verborgen gebrek kan claimen, wat het verschil is tussen garantie en wettelijke aansprakelijkheid en welke rechten klant en aannemer hebben, leggen we apart uit in ons artikel over claims in de bouw en de rechten van klant en aannemer.
Welke projectgegevens zou een aannemer praktisch bewaren?
| Document | Waarom bewaren? | Aandachtspunt |
|---|---|---|
| Reguliere facturen | Fiscale administratie | In het algemeen 7 jaar |
| Facturen over onroerende zaken | Fiscale administratie | 10 jaar |
| Geaccepteerde offertes | Afspraak en projecthistorie | Bewaar samen met opdracht en wijzigingen |
| Meerwerk | Bewijs van aanvullende afspraken | Leg akkoord, prijs en datum vast |
| Uren en materialen | Calculatie, facturatie en projectbewijs | Koppel ze aan het betreffende project |
| Foto's en opleverpunten | Vastleggen toestand en uitvoering | Gebruik duidelijke datum en projectkoppeling |
| Opleverdossier | Informatie voor opdrachtgever | Inhoud hangt af van project en afspraken |
Digitaal bewaren: voorkom losse mappen per medewerker
De bewaarplicht wordt vooral lastig wanneer informatie verspreid staat over e-mail, WhatsApp, Excel, lokale computers en verschillende cloudmappen.
Een projectdossier werkt beter wanneer offerte, project, uren, kosten, meerwerk, facturen en documenten aan hetzelfde project gekoppeld zijn.
Zo voorkom je dat je jaren later eerst moet uitzoeken op welke laptop een medewerker een document destijds heeft opgeslagen.
Hoe Ordops helpt bij een digitaal projectdossier
Ordops brengt projecten, offertes, planning, uren, kosten en facturatie samen, waardoor er tijdens het werk al een projecthistorie ontstaat in plaats van dat je die achteraf uit verschillende systemen moet reconstrueren.
Een softwareplatform neemt je wettelijke verantwoordelijkheid voor bewaartermijnen niet over, maar het helpt wel om informatie logisch bij hetzelfde project te bewaren en exporteerbaar te houden.
Checklist fiscale bewaarplicht voor aannemers
- Bewaar je basisadministratie minimaal 7 jaar
- Bewaar je facturen over onroerende zaken 10 jaar
- Weet je welke andere gegevens betrekking hebben op onroerende zaken?
- Bewaar je digitale facturen in hun oorspronkelijke digitale vorm
- Zijn geaccepteerde offertes gekoppeld aan het project?
- Leg je meerwerk en klantakkoord schriftelijk vast
- Bewaar je relevante tekeningen, foto's en opleverinformatie
- Kun je een compleet projectdossier later nog exporteren?
- Heb je bepaald welke documenten je om juridische redenen langer wilt bewaren?
Conclusie
Voor de basisadministratie geldt in Nederland in het algemeen een fiscale bewaartermijn van zeven jaar. Voor gegevens en facturen over onroerende zaken geldt tien jaar.
De Wkb betekent niet dat er één nieuwe algemene bewaartermijn voor ieder bouwdocument bestaat. De wet maakt goede project- en opleverdocumentatie wel belangrijker, onder andere door de wijzigingen rondom aansprakelijkheid en oplevering.
Voor aannemers blijft de praktische regel daarom eenvoudig: bewaar fiscale gegevens volgens hun wettelijke termijn en zorg daarnaast dat belangrijke projectdocumentatie logisch beschikbaar blijft zolang die zakelijk of juridisch relevant kan zijn.
Wil je weten hoe lang een verborgen gebrek nog kan worden geclaimd, hoeveel garantie een klant heeft en wanneer een aannemer eerst zelf de kans moet krijgen om te herstellen? Lees dan ons aparte artikel over claims in de bouw: rechten van klant en aannemer.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet een aannemer reguliere facturen bewaren?
Reguliere facturen bewaar je in Nederland in het algemeen 7 jaar.
Hoe lang moet een aannemer facturen over onroerende zaken bewaren?
Facturen over onroerende zaken moet je in het algemeen 10 jaar bewaren. Denk bijvoorbeeld aan facturen die betrekking hebben op woningen, bedrijfspanden of andere gebouwen die duurzaam met de grond verbonden zijn.
Moet ik iedere offerte 7 jaar bewaren?
Niet iedere offerte valt automatisch onder dezelfde bewaarplicht. Geaccepteerde offertes en offertes die relevant zijn voor je administratie of projectafspraken kun je het beste bij het projectdossier bewaren.
Moet een digitale factuur digitaal worden bewaard?
Ja. Digitale facturen bewaar je in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen. Alleen een papieren afdruk bewaren is daarom niet voldoende.
Geldt de Wkb in 2026 voor verbouwingen?
De publiekrechtelijke kwaliteitsborging geldt in 2026 nog niet voor verbouw. Deze geldt voor nieuwbouw in gevolgklasse 1. De privaatrechtelijke wijzigingen rond aannemingsovereenkomsten, aansprakelijkheid en oplevering kunnen wel breder van toepassing zijn.