Je begint te schuren en ontdekt houtrot in kozijnen die vooraf niet zichtbaar was. Dit soort meerwerk hoort bij het vak — maar hoe je het vastlegt en communiceert bepaalt of de klant akkoord gaat of achteraf vragen stelt bij de factuur.
Dit soort verrassingen speelt ook mee bij de manier waarop je offreert. Werk je vaker met meerwerk en nacalculatie? Bekijk ook onze software voor schilders om offertes, projectkosten en wijzigingen per klus bij te houden. Twijfel je tussen een vaste m²-prijs en een uurtarief? Bekijk hoe je kiest tussen een m²-prijs en uurtarief voor schilderwerk.
Waarom meerwerk-discussies ontstaan
De meeste discussies over meerwerk gaan niet over het werk zelf, maar over het moment van communiceren. Als een klant pas bij de eindfactuur voor het eerst hoort dat er extra materiaal en uren nodig waren, voelt dat als een onaangename verrassing — ook als het extra werk volledig terecht was.
- Meerwerk wordt op een briefje genoteerd of uit het geheugen toegevoegd en pas dagen later verwerkt.
- De klant hoort pas bij de factuur wat er extra is gedaan.
- Het moment waarop het meerwerk ontstond is niet vastgelegd, waardoor het lastig te onderbouwen is.
Direct vastleggen op de klus zelf
Leg extra materiaal, uren en werkzaamheden vast op het moment dat je het meerwerk ontdekt, niet pas aan het eind van de dag of week. Noteer:
- Wat je aantrof, bijvoorbeeld houtrot in de onderdorpel.
- Welke extra werkzaamheden nodig zijn, zoals houtrotherstel, een extra grondlaag of aanvullend materiaal.
- De geschatte extra uren en materiaalkosten.
De datum en het moment waarop de klant akkoord heeft gegeven.
Hoe korter de tijd tussen ontdekken en vastleggen, hoe nauwkeuriger de schatting — en hoe makkelijker het is om uit te leggen als de klant ernaar vraagt.
Laat de klant vooraf akkoord geven
Een goede manier om discussie te voorkomen is om vóór de uitvoering duidelijk akkoord te krijgen op het meerwerk en de kosten. Stuur direct een korte meerwerkbevestiging zodra je het probleem ontdekt. Voeg waar mogelijk een foto toe, benoem de extra werkzaamheden en kosten en vraag de klant schriftelijk of digitaal akkoord voordat je verdergaat. Zo voorkom je verrassingen op de eindfactuur en heb je een duidelijk vastgelegde afspraak.
Waarom losse briefjes dit lastiger maken
Bij handmatige vastlegging gaat onderweg informatie verloren: de precieze locatie, de hoeveelheid materiaal of het moment van ontdekken. Tegen de tijd dat je de factuur opstelt, moet je reconstrueren wat er is gebeurd — en dat is foutgevoelig en tijdrovend.
In Ordops houd je projectnotities, bestanden, uren, kosten, offertes en facturen bij hetzelfde project. Meerwerk leg je daardoor direct vast bij de juiste klus en verwerk je in een aangepaste offerte. De klant kan deze vervolgens digitaal accepteren. Bekijk onze software voor schilders voor de volledige werkwijze.
Leg bij grotere meerwerkposten altijd een schriftelijk of digitaal akkoord vast. Zo is voor jou en de klant duidelijk wat is afgesproken voordat het extra werk wordt uitgevoerd.