Ein Arbeitsbericht ist für viele Handwerks- und Bauunternehmen die Verbindung zwischen dem, was auf der Baustelle oder beim Kunden passiert, und dem, was später im Büro verarbeitet werden muss.
Darin wird festgehalten, welche Arbeiten ausgeführt wurden, wie viele Stunden angefallen sind, welche Materialien verwendet wurden und welche zusätzlichen Absprachen mit dem Kunden getroffen wurden.
Bei Papierformularen, Excel-Dateien und WhatsApp-Nachrichten entsteht jedoch schnell doppelte Arbeit. Stunden müssen später erneut eingetragen werden, Materialpositionen fehlen bei der Abrechnung oder niemand weiß mehr genau, was vor Ort vereinbart wurde.
Mit einer digitalen Software für Bauunternehmen und Handwerker lassen sich Projekt, Arbeitsbericht, Stunden, Material und Rechnung besser miteinander verbinden.
Was ist ein Arbeitsbericht?
Ein Arbeitsbericht dokumentiert, welche Arbeiten bei einem Kunden oder innerhalb eines Projekts tatsächlich ausgeführt wurden.
Typischerweise enthält ein Arbeitsbericht Informationen wie:
- Kunde: Name, Anschrift und Kontaktdaten.
- Projekt oder Auftrag: Projektnummer, Einsatzort oder Referenz.
- Datum: wann die Arbeiten ausgeführt wurden.
- Mitarbeiter: wer vor Ort gearbeitet hat.
- Arbeiten: welche Tätigkeiten ausgeführt wurden.
- Stunden: Arbeitszeit pro Mitarbeiter oder Tätigkeit.
- Material: verwendete Teile, Produkte und Mengen.
- Zusatzarbeiten: zusätzliche Leistungen außerhalb des ursprünglichen Auftrags.
- Bemerkungen: Besonderheiten, Folgearbeiten oder Absprachen.
- Bestätigung: gegebenenfalls Freigabe oder Unterschrift des Kunden.
Der Arbeitsbericht dient damit als praktische Dokumentation dessen, was während eines Einsatzes oder Arbeitstags tatsächlich erledigt wurde.
Arbeitsbericht Beispiel
Ein einfacher Arbeitsbericht kann zum Beispiel so aussehen:
| Bereich | Beispiel |
|---|---|
| Kunde | Familie Müller |
| Einsatzort | Musterstraße 12, Köln |
| Datum | 24. September 2026 |
| Mitarbeiter | J. Schneider |
| Arbeiten | Außenwasserhahn ersetzt und Leitungen kontrolliert |
| Stunden | 2,5 Stunden |
| Material | 1 Außenwasserhahn, 2 Kupplungen, 3 Meter Leitung |
| Zusatzarbeit | Zusätzliche Leckage unter dem Boden geprüft |
| Bemerkung | Kunde wünscht Angebot für den Austausch der restlichen Leitung |
| Kundenbestätigung | Digital bestätigt |
Arbeitsbericht direkt auf dem Smartphone ausfüllen?
Eine einzelne Excel-Datei reicht für einfache Fälle, wird aber schnell unpraktisch, wenn du auch Stunden, Material, Bemerkungen und Projektdaten erfassen möchtest.
Digitale Arbeitsberichte in Ordops ansehen →Der genaue Inhalt hängt vom Gewerk ab. Ein Installateur dokumentiert andere Materialien als ein Maler, Dachdecker oder Garten- und Landschaftsbauer. Die Grundidee bleibt jedoch gleich: festhalten, was gemacht wurde und was dafür benötigt wurde.
Wofür wird ein Arbeitsbericht verwendet?
Ein Arbeitsbericht bringt Informationen von der Baustelle oder vom Kundeneinsatz zurück in die Verwaltung.
Er kann zum Beispiel verwendet werden für:
- Abrechnung von Stunden und Material;
- Dokumentation ausgeführter Arbeiten;
- Nachträge und Zusatzarbeiten;
- interne Projektverwaltung;
- Service- und Wartungseinsätze;
- Garantie- oder Nachbesserungsarbeiten;
- Folgeaufträge und neue Angebote;
- Dokumentation von Kundenabsprachen.
Gerade bei Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern oder Monteuren hilft ein einheitlicher Arbeitsbericht dabei, wichtige Informationen nicht nur mündlich oder im Kopf einzelner Mitarbeiter festzuhalten.
Papier, Excel oder digitaler Arbeitsbericht?
Ein Arbeitsbericht kann auf Papier, in Excel oder direkt digital erstellt werden. Papier und Excel können bei wenigen Einsätzen ausreichen, werden aber mit steigender Projektzahl schnell unübersichtlich.
| Papier | Excel | Digitaler Arbeitsbericht | |
|---|---|---|---|
| Mobil nutzbar | Begrenzt | Nur bedingt praktisch | Ja |
| Stunden direkt erfassen | Manuell | Manuell | Ja |
| Material zuordnen | Manuell | Möglich | Direkt im Projekt |
| Kundenbestätigung | Unterschrift | Umständlich | Digital möglich |
| Für Rechnung weiterverwenden | Neu erfassen | Oft neu erfassen | Daten können weiterverwendet werden |
| Projektverlauf | Einzeldokument | Einzeldatei | Mit Projekt verbunden |
Warum Excel-Arbeitsberichte schnell unpraktisch werden
Eine Excel-Vorlage ist oft ein guter Einstieg. Das Problem entsteht meist erst dann, wenn jeden Monat viele Arbeitsberichte verarbeitet werden müssen.
Dann sieht der Ablauf häufig so aus:
Arbeitsbericht ausfüllen → Excel speichern → ins Büro schicken → Stunden erneut eingeben → Material erneut eingeben → Rechnung erstellen
Dieselben Informationen werden dadurch mehrfach verarbeitet.
Auf dem Smartphone ist eine Excel-Datei außerdem nicht immer angenehm zu bedienen, besonders wenn zusätzlich Fotos, Material, Bemerkungen und Kundenfreigaben erfasst werden sollen.
Was ist ein digitaler Arbeitsbericht?
Ein digitaler Arbeitsbericht wird direkt in einer Software oder App ausgefüllt und dem jeweiligen Projekt zugeordnet.
Statt Informationen nachträglich von Papier oder Excel zu übertragen, werden sie direkt während oder nach dem Einsatz digital erfasst.
Ein digitaler Arbeitsbericht kann zum Beispiel enthalten:
- bereits vorhandene Kunden- und Projektdaten;
- ausgeführte Arbeiten;
- erfasste Arbeitsstunden;
- verwendete Materialien;
- Bemerkungen des Mitarbeiters;
- Fotos der ausgeführten Arbeiten;
- Zusatzarbeiten;
- Kundenbestätigung;
- Daten für die spätere Rechnung.
Wie erstellt man einen digitalen Arbeitsbericht?
In einem digitalen Prozess ist der Arbeitsbericht normalerweise direkt mit dem Projekt verbunden.
Vom Projekt zum Arbeitsbericht in fünf Schritten
- Projekt oder Kunde auswählen.
- Ausgeführte Arbeiten dokumentieren.
- Stunden, Material und gegebenenfalls zusätzliche Kosten ergänzen.
- Bemerkungen, Fotos und bei Bedarf die Kundenbestätigung erfassen.
- Die erfassten Daten für weitere Projektverwaltung und Abrechnung verwenden.
Der Vorteil: Kunden-, Projekt- und Auftragsdaten sind bereits vorhanden und müssen nicht bei jedem Einsatz erneut eingegeben werden.
Arbeitsbericht und Zeiterfassung verbinden
Die Arbeitszeit ist ein wichtiger Bestandteil vieler Arbeitsberichte.
Auf einem Papierformular könnte ein Mitarbeiter zum Beispiel notieren:
08:00–11:30 Uhr: Wartung und Austausch von Bauteilen
Im Büro müssen diese Stunden anschließend häufig erneut in ein anderes System übertragen werden.
Bei einem digitalen Arbeitsbericht können Stunden direkt dem Projekt zugeordnet werden. Dadurch lässt sich später leichter nachvollziehen, wie viel Zeit tatsächlich für einen Auftrag benötigt wurde und welche Stunden abgerechnet werden sollen.
Material direkt im Arbeitsbericht erfassen
Dasselbe gilt für Material.
Ein Monteur verwendet bei einem Einsatz beispielsweise:
- 2 Kupplungen;
- 3 Meter Leitung;
- 1 Wasserhahn;
- Kleinmaterial.
Werden diese Informationen erst Tage später verarbeitet, steigt das Risiko, dass einzelne Materialien vergessen werden.
Durch die direkte Erfassung im Arbeitsbericht oder Projekt entsteht eine bessere Grundlage für Nachkalkulation und Rechnungsstellung.
Zusatzarbeiten direkt dokumentieren
Auch zusätzliche Arbeiten lassen sich über einen Arbeitsbericht besser dokumentieren.
Stellt sich während eines Einsatzes heraus, dass weitere Arbeiten notwendig sind, solltest du festhalten:
- was zusätzlich erledigt werden soll;
- warum die Zusatzarbeit erforderlich ist;
- welches Material benötigt wird;
- wie viel zusätzliche Zeit voraussichtlich entsteht;
- was mit dem Kunden vereinbart wurde.
So lässt sich später besser nachvollziehen, welche Leistungen ursprünglich vereinbart waren und welche zusätzlich entstanden sind.
Muss der Kunde einen Arbeitsbericht unterschreiben?
Eine Kundenunterschrift ist nicht bei jedem Arbeitsbericht automatisch erforderlich. Sie kann jedoch sinnvoll sein, um ausgeführte Arbeiten oder bestimmte Absprachen zu bestätigen.
Mit einer Kundenbestätigung lässt sich beispielsweise dokumentieren, dass:
- der Mitarbeiter vor Ort war;
- bestimmte Arbeiten ausgeführt wurden;
- Stunden oder Materialien erfasst wurden;
- Zusatzarbeiten besprochen wurden;
- der Kunde die dokumentierten Informationen gesehen hat.
Eine Unterschrift bedeutet allerdings nicht automatisch, dass jede spätere Reklamation oder Haftung ausgeschlossen ist. Entscheidend bleiben Angebot, Vertrag und die sonstigen Vereinbarungen zwischen den Parteien.
Mehr dazu findest du in unserem Artikel über Baumängel und Reklamationen: Rechte von Kunde und Handwerker.
Vom Arbeitsbericht zur Rechnung
Die größte Zeitersparnis entsteht, wenn der Arbeitsbericht kein isoliertes Dokument ist, sondern Bestandteil des gesamten Projektprozesses.
In Ordops beginnt dieser Ablauf beim Projekt. Aus dem Projekt erstellst du das Angebot und verwendest dieselben Informationen anschließend für Planung, Stunden, Material, Arbeitsbericht, Abnahme und Rechnung weiter.
Projekt → Angebot → Planung → Stunden und Material → Arbeitsbericht → Abnahme → Rechnung
Wenn Arbeiten, Stunden und Material bereits im Arbeitsbericht erfasst sind, müssen diese Informationen für die Rechnung nicht erneut vollständig zusammengesucht werden.
Wie elektronische Rechnungen in Deutschland funktionieren, erklären wir ausführlich in unserem Artikel zur E-Rechnung für Bauunternehmen und Handwerker.
Wie funktioniert der digitale Arbeitsbericht in Ordops?
In Ordops ist der Arbeitsbericht Teil des Projekts. Du musst deshalb nicht für jeden Auftrag separate Excel- oder Word-Dateien verwalten.
Projektinformationen können verwendet werden, um ausgeführte Arbeiten zu dokumentieren und anschließend innerhalb derselben Umgebung weiterzuverarbeiten.
Der Ablauf verbindet unter anderem:
- Kunden und Ansprechpartner;
- Projekte;
- Angebote;
- Planung;
- Stunden;
- Kosten und Material;
- Arbeitsberichte;
- Abnahme;
- Rechnungen.
Dadurch bleiben wichtige Informationen zu einem Auftrag beim selben Projekt, statt über verschiedene Dokumente, Tabellen und Apps verteilt zu sein.
Mehr dazu findest du bei unserer Software für Bauunternehmen und Handwerker.
Arbeitsbericht App für Mitarbeiter unterwegs
Ein Arbeitsbericht ist besonders nützlich, wenn Mitarbeiter ihn direkt während oder unmittelbar nach dem Einsatz aktualisieren können.
Deshalb ist die mobile Nutzung wichtig. Mitarbeiter sollten nicht erst ins Büro zurückkehren müssen, um zu dokumentieren, was an diesem Tag passiert ist.
Ein digitaler Arbeitsbericht auf Smartphone oder Tablet ermöglicht es, Informationen direkt vor Ort festzuhalten. Dadurch muss die Verwaltung später nicht rekonstruieren, welche Arbeiten tatsächlich ausgeführt wurden.
Wann lohnt sich ein digitaler Arbeitsbericht?
Digitale Arbeitsberichte sind besonders sinnvoll, wenn du:
- mehrere Mitarbeiter oder Monteure im Außendienst hast;
- viele Service- oder Wartungseinsätze durchführst;
- Stunden und Material regelmäßig nachkalkulierst;
- Zusatzarbeiten während eines Projekts dokumentieren möchtest;
- weniger Informationen mehrfach eingeben willst;
- Projektinformationen zentral verwalten möchtest;
- Daten aus Arbeitsberichten später für Rechnungen verwenden möchtest.
Für einen einzelnen Handwerker kann ein digitaler Arbeitsbericht vor allem Zeit sparen. Bei Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern kommt hinzu, dass alle nach demselben Prozess arbeiten und Informationen einheitlicher erfassen.
Arbeitsbericht Checkliste
- Sind Kunde und Einsatzort eingetragen?
- Ist das Datum der ausgeführten Arbeiten angegeben?
- Sind die ausgeführten Tätigkeiten verständlich beschrieben?
- Sind die Arbeitsstunden erfasst?
- Sind die verwendeten Materialien dokumentiert?
- Sind zusätzliche Arbeiten getrennt festgehalten?
- Sind wichtige Bemerkungen oder Folgearbeiten dokumentiert?
- Sind relevante Fotos dem Projekt zugeordnet?
- Ist eine Kundenbestätigung erfasst, wenn sie für den Auftrag sinnvoll ist?
- Können die Daten für die Rechnung weiterverwendet werden?
Fazit
Ein Arbeitsbericht ist mehr als nur eine Liste ausgeführter Tätigkeiten. Er verbindet die Arbeit vor Ort mit Projektverwaltung und späterer Rechnungsstellung.
Papier oder eine Excel-Vorlage können bei wenigen Aufträgen ausreichen. Sobald regelmäßig Stunden, Material, Zusatzarbeiten und Kundenabsprachen verarbeitet werden müssen, reduziert ein digitaler Arbeitsbericht doppelte Dateneingaben.
Der größte Vorteil entsteht, wenn der Arbeitsbericht Teil desselben Prozesses ist wie Projekt, Angebot, Planung, Stunden, Material, Abnahme und Rechnung.
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Häufig gestellte Fragen zu Arbeitsberichten
Was ist ein Arbeitsbericht?
Ein Arbeitsbericht dokumentiert, welche Arbeiten bei einem Kunden oder Projekt ausgeführt wurden. Häufig enthält er auch Arbeitsstunden, verwendetes Material, Bemerkungen und gegebenenfalls eine Kundenbestätigung.
Was gehört in einen Arbeitsbericht?
Typische Angaben sind Kunde und Projekt, Datum, ausgeführte Arbeiten, Arbeitsstunden, verwendetes Material, Besonderheiten, Zusatzarbeiten und gegebenenfalls eine Kundenbestätigung.
Kann ich einen Arbeitsbericht in Excel erstellen?
Ja. Eine Excel-Vorlage kann für einfache Arbeitsberichte ausreichen. Bei mehreren Mitarbeitern oder vielen Projekten entsteht jedoch schnell doppelte Dateneingabe, weil Stunden, Material und Kundendaten später häufig erneut in andere Systeme übertragen werden müssen.
Was ist ein digitaler Arbeitsbericht?
Ein digitaler Arbeitsbericht wird direkt in einer Software oder App erfasst und dem jeweiligen Projekt zugeordnet. Dadurch können Stunden, Material, Bemerkungen und weitere Projektdaten direkt digital weiterverarbeitet werden.
Muss ein Kunde einen Arbeitsbericht unterschreiben?
Nicht jeder Arbeitsbericht muss automatisch vom Kunden unterschrieben werden. Eine Unterschrift oder digitale Bestätigung kann jedoch hilfreich sein, um zu dokumentieren, dass der Kunde die erfassten Arbeiten oder Absprachen gesehen hat.
Kann ich einen Arbeitsbericht für die Rechnung verwenden?
Ja. Wenn Arbeiten, Stunden und Material korrekt dokumentiert wurden, können diese Daten als Grundlage für die spätere Rechnungsstellung dienen.
Was ist der Unterschied zwischen Arbeitsbericht und Angebot?
Ein Angebot beschreibt vor Beginn der Arbeiten, welche Leistungen zu welchem Preis und unter welchen Bedingungen angeboten werden. Ein Arbeitsbericht dokumentiert während oder nach dem Einsatz, was tatsächlich ausgeführt wurde.
Was ist der Unterschied zwischen Arbeitsbericht und Rechnung?
Der Arbeitsbericht dokumentiert die ausgeführten Arbeiten. Die Rechnung ist die Zahlungsaufforderung an den Kunden. Daten aus dem Arbeitsbericht können für die Erstellung der Rechnung verwendet werden.
Hat Ordops digitale Arbeitsberichte?
Ja. Arbeitsberichte können in Ordops mit Projekten verbunden werden, sodass die dokumentierten Arbeiten Teil desselben Workflows wie Planung, Stunden, Kosten, Abnahme und Rechnungsstellung bleiben.