E-facturatie in de bouw: wat geldt voor aannemers in Nederland en België?

E-facturatie wordt steeds belangrijker voor aannemers, zzp'ers en andere vakbedrijven. Vooral wanneer je voor overheden, grotere opdrachtgevers of buitenlandse klanten werkt, krijg je steeds vaker te maken met gestructureerde facturen, UBL en Peppol.

Toch bestaat er veel verwarring. Een PDF-factuur die je per e-mail verstuurt is wel digitaal, maar is niet automatisch een gestructureerde e-factuur die rechtstreeks door boekhoudsoftware kan worden verwerkt.

In Nederland is zo'n gestructureerde e-factuur vooral belangrijk bij facturatie aan de Rijksoverheid. In België is de situatie inmiddels strenger: daar zijn gestructureerde B2B-e-facturen sinds 1 januari 2026 verplicht voor vrijwel alle transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen.

Voor aannemers betekent dit dat facturatie steeds vaker onderdeel wordt van een bredere digitale workflow. Met software voor aannemers en bouwbedrijven kun je offerte, project, uren, materialen en factuur op dezelfde gegevens laten aansluiten.

Wat is een e-factuur precies?

Een gewone PDF is in de eerste plaats bedoeld om door een mens gelezen te worden. Een gestructureerde e-factuur bevat dezelfde factuurinformatie in een vaste datastructuur die software automatisch kan lezen en verwerken.

Daarin staan bijvoorbeeld:

• Bedrijfsgegevens: naam, adres en identificatie van leverancier en klant.
• Factuurgegevens: factuurnummer, factuurdatum en eventuele leveringsdatum.
• Werkzaamheden: omschrijving van arbeid, materialen, aantallen en eenheden.
• Prijzen: prijs per regel, subtotalen en eindtotaal.
• Btw: btw-categorie, btw-percentage en btw-bedragen.
• Referenties: bijvoorbeeld ordernummer, projectnummer of contractreferentie.
• Betaling: betaaltermijn, IBAN en eventuele betalingsreferentie.

Die vaste structuur maakt het mogelijk dat geschikte boekhoudsoftware de gegevens automatisch verwerkt zonder dat iemand bedragen, btw en factuurnummers uit een PDF hoeft over te typen.

UBL en Peppol: wat is het verschil?

UBL en Peppol worden vaak in één adem genoemd, maar ze betekenen iets anders.

UBL is een XML-gebaseerd formaat waarmee factuurgegevens gestructureerd kunnen worden vastgelegd.

Peppol is een netwerk waarmee gestructureerde documenten tussen organisaties kunnen worden uitgewisseld.

UBL = het gestructureerde factuurbestand.
Peppol = een netwerk waarmee zo'n factuur kan worden uitgewisseld.

Dat onderscheid is belangrijk. Software die een UBL-bestand kan maken, is niet automatisch aangesloten op Peppol. Voor verzending via Peppol is een aansluiting via een Access Point of geïntegreerde dienstverlener nodig.

Meer informatie over het netwerk vind je bij OpenPeppol.

Is een UBL-bestand alleen genoeg om aan de regels te voldoen?

Dat hangt af van het land en van de klant aan wie je factureert.

Een geldig UBL-bestand regelt het factuurformaat, maar niet automatisch de manier waarop de factuur bij de klant terechtkomt. Voor volledige compliance moet je daarom altijd naar twee onderdelen kijken:

1. Het factuurformaat: is de factuur gestructureerd en voldoet deze aan de vereiste standaard?
2. De verzending: accepteert de klant of overheid de manier waarop je de factuur aanlevert?

Nederland

Voor gewone B2B-facturen tussen Nederlandse bedrijven bestaat in 2026 nog geen algemene verplichting om een gestructureerde e-factuur te gebruiken.

Als jij en je klant met UBL willen werken, kan een geldig UBL-bestand daarom onderdeel zijn van jullie factuurproces. De klant kan bijvoorbeeld aangeven dat een UBL-bestand naast de leesbare PDF gewenst is.

Factureer je aan de Rijksoverheid, dan is alleen het maken van een UBL-bestand niet voldoende. De factuur moet ook via een geaccepteerde elektronische route worden aangeleverd.

België

In België is sinds 1 januari 2026 voor vrijwel alle binnenlandse B2B-transacties een gestructureerde elektronische factuur verplicht.

De standaardroute is Peppol. Belgische bedrijven wisselen hun gestructureerde facturen daarom normaal gesproken uit via software die met het Peppol-netwerk is verbonden.

Peppol is echter niet in iedere situatie de enige juridisch mogelijke route. Wanneer beide partijen daarover afspraken maken, kan onder voorwaarden ook een andere beveiligde verzendmethode worden gebruikt, zolang het factuurformaat aan de Europese standaard voldoet.

Een los UBL-bestand dat zonder verdere afspraken via gewone e-mail, een file-share of een USB-stick wordt uitgewisseld, kun je daarom niet automatisch als de standaard Belgische compliant oplossing beschouwen.

Meer informatie staat in de officiële Belgische FAQ over e-facturatie.

Wanneer is e-facturatie in Nederland verplicht?

Voor normale binnenlandse facturen tussen Nederlandse bedrijven bestaat in 2026 nog geen algemene verplichting om iedere factuur als gestructureerde e-factuur te versturen.

Werk je echter voor de Rijksoverheid, dan moet je een e-factuur sturen. Ook gemeenten, provincies, waterschappen en andere aanbestedende organisaties kunnen e-facturatie verplicht stellen wanneer dit in de aanbestedings- of contractvoorwaarden staat.

De Nederlandse overheid geeft aan dat een e-factuur aan de Rijksoverheid onder andere het factuurnummer, de factuurdatum, een omschrijving van goederen of diensten, het ordernummer of de referentie, het btw-tarief en het Organisatie-identificatienummer (OIN) moet bevatten.

Hoe verstuur je een e-factuur aan de Rijksoverheid?

Een e-factuur aan de Rijksoverheid moet via een geaccepteerde elektronische route worden aangeleverd.

Dat kan bijvoorbeeld:

• via geschikte administratie- of facturatiesoftware die e-facturen kan verzenden;
• via een e-facturatiedienstverlener;
• via een geschikt factuurportaal;
• via het Leveranciersportaal van de Rijksoverheid;
• bij grotere volumes via andere daarvoor geschikte overheidskoppelingen.

Belangrijk: het Leveranciersportaal is geen eenvoudige UBL-uploadpagina. Je voert daar de factuurgegevens handmatig in, waarna het portaal de elektronische factuur verder verwerkt.

Voor een aannemer die maar af en toe een overheidsklus uitvoert, kan dat praktisch zijn. Werk je vaker voor de overheid, dan is een geïntegreerde e-facturatiedienst of Peppol-koppeling meestal efficiënter.

Is e-facturatie tussen Nederlandse bedrijven al verplicht?

Nee, niet algemeen.

Een Nederlandse aannemer die een andere Nederlandse onderneming factureert, hoeft in 2026 niet standaard iedere factuur als UBL-bestand of via Peppol te versturen.

Steeds meer opdrachtgevers kunnen er uiteraard wel zelf om vragen, bijvoorbeeld omdat hun administratie gestructureerde facturen automatisch kan verwerken.

Op Europees niveau verandert er later meer. Onder ViDA — VAT in the Digital Age gaan vanaf 1 juli 2030 nieuwe digitale rapportageverplichtingen gelden voor grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU, gebaseerd op e-facturatie.

Dat betekent niet automatisch dat iedere binnenlandse Nederlandse B2B-factuur vanaf die datum via Peppol moet lopen. Meer informatie hierover staat bij de Europese Commissie.

Welke gegevens moet je als aannemer goed vastleggen?

Voor een aannemer begint een correcte factuur niet pas wanneer je op 'versturen' klikt. De kwaliteit van de factuur hangt af van de gegevens die eerder in het project zijn vastgelegd.

• Klantgegevens: correcte bedrijfsnaam, adres en btw-nummer.
• Projectreferentie: projectnummer, ordernummer of inkoopreferentie.
• Werkzaamheden: duidelijke omschrijving per factuurregel.
• Materialen en uren: aantallen, eenheden en tarieven.
• Btw: het juiste btw-tarief of de juiste btw-behandeling per werkzaamheid.
• Meerwerk: apart en herkenbaar vastgelegd wanneer dit buiten de oorspronkelijke opdracht valt.
• Betalingsgegevens: IBAN, betalingstermijn en referentie.

Hoe beter deze gegevens al in je offerte en projectadministratie staan, hoe minder je later opnieuw hoeft in te voeren. Bekijk hiervoor ook ons professionele bouwofferte en calculatie voorbeeld.

België: wat is anders dan in Nederland?

België gaat op dit moment duidelijk verder dan Nederland.

Sinds 1 januari 2026 zijn gestructureerde elektronische facturen verplicht voor vrijwel alle transacties tussen Belgische ondernemingen die btw-plichtig zijn. Een gewone PDF per e-mail is voor transacties die onder deze verplichting vallen niet voldoende.

Dat wordt bevestigd door de Belgische overheid.

Werk je alleen voor particuliere klanten? Dan geldt de verplichting niet voor de facturen die je naar die consumenten stuurt. Maar als Belgische onderneming moet je wel gestructureerde facturen van zakelijke leveranciers kunnen ontvangen.

Peppol is in België de standaardroute

De Belgische overheid gebruikt Peppol als standaard voor het uitwisselen van gestructureerde B2B-facturen.

In principe worden facturen opgesteld in het Peppol BIS-formaat en via het Peppol-netwerk uitgewisseld.

Een alternatief formaat of een andere beveiligde verzendmethode kan alleen wanneer beide partijen daarover afspraken maken en het alternatief aan de Europese standaard voldoet.

Dat betekent dat Belgische software niet alleen gestructureerde facturen moet kunnen maken, maar in de praktijk ook rekening moet houden met verzending én ontvangst.

Nederland en België naast elkaar

Waarom e-facturatie interessant is voor aannemers

De verplichting is maar één reden om met gestructureerde facturen te werken. Voor bouwbedrijven zit de grootste praktische winst vaak in het verminderen van dubbel administratief werk.

Een normaal bouwproces loopt bijvoorbeeld zo:

Offerte → akkoord → project → uren → materialen → meerwerk → factuur

Wanneer al die stappen in losse Word-bestanden, Excel-sheets en verschillende systemen staan, moeten gegevens steeds opnieuw worden overgenomen.

Met één digitaal proces kun je:

• werkzaamheden uit de offerte opnieuw gebruiken op de factuur;
• geregistreerde uren aan hetzelfde project koppelen;
• materialen en kosten overnemen zonder opnieuw te typen;
• meerwerk apart vastleggen en factureren;
• btw en totalen automatisch laten berekenen;
• minder fouten maken in referenties en bedragen.

Meerwerk is daarbij een belangrijk aandachtspunt. Lees ook hoe je meerwerk correct factureert.

Hoe Ordops e-facturatie ondersteunt

Ordops brengt offerte, project, uren, materialen en facturatie samen in één workflow.

Factuurgegevens kunnen vanuit het project worden opgebouwd, zodat werkzaamheden, bedragen en btw niet opnieuw in een los systeem hoeven te worden ingevoerd.

Ordops kan naast de leesbare PDF ook een gestructureerd UBL-factuurbestand genereren. Daarmee ondersteunt Ordops het factuurformaat dat nodig is voor elektronische verwerking.

Of daarmee de volledige wettelijke factuurstroom is afgedekt, hangt af van het land en de ontvanger.

• Nederlandse B2B-klant: er bestaat in 2026 nog geen algemene UBL- of Peppol-plicht. Een UBL-bestand kan worden gebruikt wanneer klant en leverancier dat willen.
• Nederlandse Rijksoverheid: Ordops kan het gestructureerde factuurbestand voorbereiden, maar de factuur moet daarna nog via een geaccepteerde elektronische route worden aangeleverd.
• Belgische B2B-klant: een gestructureerde e-factuur is verplicht. Peppol is de standaardroute; een andere beveiligde verzendmethode is alleen mogelijk wanneer beide partijen daarover afspraken maken.

Ordops heeft op dit moment nog geen directe Peppol Access Point-koppeling. Het genereren van een UBL-bestand en het verzenden van dat bestand via Peppol zijn twee verschillende stappen.

Voor verzending via Peppol is daarom op dit moment nog een externe Peppol-dienstverlener nodig.

Voor incidentele facturen aan de Nederlandse Rijksoverheid kan het Leveranciersportaal worden gebruikt, maar daar voer je de factuurgegevens handmatig in. Je uploadt daar niet simpelweg het UBL-bestand dat Ordops heeft gegenereerd.

Voor Belgische B2B-e-facturatie geldt hetzelfde onderscheid: Ordops kan het gestructureerde factuurbestand genereren, maar voor verzending en ontvangst via Peppol is momenteel nog een externe Peppol-dienstverlener nodig.

Bekijk ook onze software voor aannemers en bouwbedrijven.

Praktische checklist: is jouw administratie klaar voor e-facturatie?

• Kun je klant- en leveranciersgegevens inclusief btw-nummer correct vastleggen?
• Kun je order- en projectreferenties aan een factuur koppelen?
• Ondersteunt je systeem meerdere btw-categorieën?
• Kun je werkzaamheden, materialen en uren per regel structureren?
• Kun je een gestructureerd factuurbestand genereren?
• Kun je gestructureerde facturen ontvangen als je in België actief bent?
• Kun je via Peppol verzenden wanneer een klant of nationale regel dat vereist?
• Weet je of voor jouw opdrachtgever een portaal, Peppol of andere route verplicht is?
• Bewaar je de originele factuurdata volgens de geldende bewaarplicht?

Conclusie

E-facturatie is niet in ieder land hetzelfde geregeld.

Nederland: voor gewone binnenlandse B2B-facturen bestaat in 2026 nog geen algemene verplichting om gestructureerde e-facturen te gebruiken. Bij de Rijksoverheid moet een e-factuur echter wel via een geaccepteerde elektronische route worden aangeleverd.

België: sinds 1 januari 2026 is gestructureerde B2B-e-facturatie voor vrijwel alle Belgische btw-plichtige ondernemingen verplicht. Peppol is daarbij de standaardroute.

Voor Ordops is het onderscheid belangrijk: het platform kan een gestructureerd UBL-factuurbestand genereren, maar heeft op dit moment nog geen directe Peppol Access Point-koppeling.

UBL = het factuurformaat.
Peppol = een mogelijke verzendroute.
Compliance = het juiste formaat én de juiste aanlevermethode voor jouw klant of overheid.

Voor aannemers is het daarom verstandig om niet alleen naar de factuur zelf te kijken, maar naar het hele proces ervoor. Als offerte, planning, uren, materialen, meerwerk en facturatie dezelfde gegevens gebruiken, wordt e-facturatie niet alleen een compliancevraagstuk maar ook een manier om administratie te verminderen.

Klaar om offertes, projecten en facturen vanuit één systeem te beheren? Probeer Ordops 30 dagen gratis, zonder creditcard.

Veelgestelde vragen over e-facturatie in de bouw